見積書とは

「では、お見積もりいただけますか。」、クライアントのこの一言でビジネスは始まります。見積書とは、基本的に書面での売買契約に関する文書を指します。ご自身、あるいは自社が提供するサービスやシステムに対してこれだけの金額がかかることを、クライアントに提示する文書であり、クラインアントにとってはサービスを受ける前に契約を承諾するための重要な文書です。

見積書の発行

通常はPDFファイルでメールに添付し、クライアントに送信します。しかし、一度送ればそれで終わりというわけではありません。見積書はヒアリングや交渉の上、クライアントへ提案する金額ですから、場合によっては複数回発行を依頼される場合もあります。見積書の発行は素早く、そしてファイルは見やすいものが求められます。また、ビジネスを始める最初の公式な文書ですから、良い第一印象を与えることが重要です。ビジネスを円滑に行うためにも、クライアントと良い信頼性を築くためにも、見積書は非常に重要な要素なのです。

作成・管理の方法

一般的に、見積書の作成や管理はワードやエクセルのテンプレートが用いられます。インターネットで「見積書 テンプレート」と検索すると、簡単にテンプレートをダウンロードすることができますし、手っ取り早いソリューションであると言えます。また、オンラインツールを利用することも可能です。オンラインツールの場合、以下のような利点が挙げられます。

  • 一度、クライアント情報や自社情報を入力してしまえば、金額や有効期限、発行日のみを編集して簡単に更新ができます。
  • PDFダウンロードや印刷はクリックひとつで完了です。
  • 同じサービス内容・金額の場合は、既存の見積書を複製してクライアント名だけを編集すれば、見積書を短時間で発行することができます。
  • 社印や会社のロゴをアップロードするだけでプロフェッショナルな印象を与えられます。
  • インターネットにアクセスできれば、世界中のどこからでもオンライン上で見積書データにアクセスすることができます。
  • 見積書を作成後には、ワンクリックで請求書に変換できます。

利用するオンラインツールによって特徴・機能は異なりますが、見積書の発行にあたり多くの時間を節約し、クライアントとのよりよいビジネスのスタートをきることができるのではないでしょうか。

本文章は、請求書と見積書の作成・管理・郵送ツールのMakeLeapsにより執筆されたものです。

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